Иногда с ног валишься от усталости после организации дня рождения для своего ребенка, а теперь представьте, что вам предстоит устроить званый ужин с насыщенной шоу-программой на 80-100 человек, с большинством из которых вы даже не знакомы лично. Fashion Showcase — известное и красивое светское мероприятие, которое проходит раз в три месяца в разных ресторанах Таллинна. Организаторы ужина — Елена Малиш и Анастасия Балак — всегда выглядят безупречно, уделяют внимание каждому гостю, улыбаются и веселятся с остальными. Но так ли непринужденно и легко дается им организация самого праздника?

С недавних пор Лена и Настя также запустили серию лекций об искусстве ART Showcase, на которых раз в месяц выступает венский искусствовед Дарья Сабитова. Этот проект — прямое доказательство тому, что люди стремятся получить новые знания, ведь каждый раз набирается полный зал. Сегодня мы поговорили с Еленой Малиш о том, как организовать успешное светское мероприятие, как популяризировать искусство и чего хочет таллиннская публика.

На твоих мероприятиях собирается красивая и наверняка искушенная публика. Чего, прежде всего, хотят получить гости? 

Если мы говорим о светском мероприятии Fashion Showcase, то гости приходят, прежде всего насладиться атмосферой, наполненной роскошью, помпезностью и весельем. Помимо этого, гости получают удовольствие, заводят новые знакомства, «выгуливают» свои вечерние наряды и светятся в светской хронике.

Мы стараемся гостей удивить не только модными показами местных и зарубежных дизайнеров, но и насыщенной шоу-программой. Также знакомим с новинками в сфере красоты и моды.

Площадками для проведения мероприятия каждый раз становятся различные рестораны нашей столицы, где гостей всегда ожидает изысканный ужин из нескольких курсов в сопровождении специально подобранных сомелье вин. Мои гости получают хлеба и зрелищ, и готовы за это платить!

Если же мы говорим о проекте ART Showcase, то гостей сюда приводит интерес и любовь к искусству. На сегодняшний день, в эпоху засилья Интернета, когда один клик открывает весь мир, люди все чаще выбирают оффлайн-встречи. Это пинок самому себе —  кого ни спроси, все хотят заниматься самообразованием, но отложить дела, и раз в неделю посмотреть на YouTube полезное видео руки ни у кого не доходят. Запланировать и прийти на оффлайн-лекцию проще. К тому же живое общение с лектором и обратная связь в реальном времени не заменит никакой YouTube. Люди хотят учиться и готовы платить за живой диалог со специалистом — наши лекции нередко перерастают в оживленные дискуссии с гостями.

Кто ваши гости?

Для меня гости — это основополагающее на мероприятии, и неважно, кто этими гостями являются: селебрити, пресса или обычные посетители. Мы организуем мероприятия открытого формата, следовательно, приобретая билет, можно свободно на него попасть.

Каждого своего гостя я знаю поименно, и неважно, VIP-гость или обычный посетитель. Мы всегда знаем, где кого посадить, расставляем именные таблички на столах. У моего гостя никогда не должно возникнуть такого момента, чтобы он себя почувствовал неуютно и нежеланным, независимо от его статуса.

Как выделиться организатору частных мероприятий и привлечь гостя и партнера? Как ты считаешь, чем выделяется Fashion Showcase на фоне остальных мероприятий?

На сегодняшний день к мероприятию Fashion Showcase большой интерес у СМИ, потенциальных инвесторов и клиентов. В результате мы фактически делаем дополнительный PR как нашим дизайнерам, так и представителям фирм в сфере индустрии красоты и моды. Помогаем в непринужденной атмосфере как инвесторам, так и некоторым клиентам познакомиться лично с дизайнером и наладить контакт для будущего сотрудничества.

У нас есть иностранные дизайнеры, которые заинтересованы в том, чтобы принять участие в проекте Fashion Showcase. Мы в свою очередь будем рады их пригласить. Также очень важна креативность. Чтобы самого обычного партнера уметь необычно представить и интересно обыграть его услугу или продукт.

Что самое сложное в организации светских мероприятий?

Организация светского мероприятия не так проста, как может показаться со стороны. Это трудоёмкая и длительная работа, причём с ненормированным часовым рабочим днём. Самое сложное — это найти тех, кто сможет работать вместе с тобой над мероприятием, то есть собрать хорошую команду людей с правильной мотивацией и необходимым набором навыков.

Если что-то не продумано в процессе мероприятия, то недочеты копятся как снежный ком. Поэтому стараюсь все учитывать заранее, вплоть до погодных условий, в случае если event проходит под открытым небом или что-то пойдёт не так, как запланировано. За день до мероприятия на площадке уже стоят пресс-воллы, лежат все раздаточные материалы, протестирована вся техника и проведён инструктаж с командой.

Какое самое большое заблуждение об event-менеджменте?

То, что мероприятия — это всегда веселье и не более того. Часто люди не понимают, какая работа стоит за приятным времяпрепровождением гостей. Здесь много заблуждений. Либо люди считают, что это невероятно сложно, либо же недооценивают труд организаторов.

Следишь ли ты за коллегами? Есть ли мероприятия, которые у тебя вызывают белую зависть или восхищение?

Зависти точно нет! Каждый из нас силен в чем-то своем и у каждого есть свой стиль. Если мы говорим о профессионализме, то каждый организатор вкладывает в мероприятие душу. Поэтому говорить о том, что один хуже, а другой лучше, будет неправильно. Наверное, только зритель может оценивать. Он пришел, посмотрел и высказал свое мнение.

Я очень много посещаю различных мероприятий, и с удовольствием слежу за своими коллегами и друзьями из других городов и стран. Ну, и, конечно, часто можно увидеть какую-то интересную идею и, немного адаптировав под себя, интегрировать в свое предложение.

Что же касается восхищения, то у меня есть подруга из Новосибирска, которая больше 10 лет возглавляет одно из свадебных агентств. Мне иногда кажется, что у нее есть списки на все! Я часто обращаюсь к ней за какой-нибудь схемой или анкетой. Они у нее идеальные! Даже при всей моей структурированности, это меня восхищает!

Какое из организованных тобой мероприятий запомнилось тебе больше всего? Почему?

Сразу вспоминается самая первая лекция по искусству проекта ART Showcase, которая прошла осенью 2018 года. Мы собрали полный аншлаг. Нам пришлось одну и ту же лекцию делать три дня подряд. Телефон и емайл «разрывались» от звонков и писем, чтобы записаться и попасть на лекцию. Помню тот момент, когда на лекцию людей пришло столько, что нечем было дышать. А мы с Настей тогда чуть не плакали от счастья!

Как сделать успешное и привлекательное для публики мероприятие даже при небольшом капитале?

Самое главное, даже если у вас не очень много денег, будьте креативными! Обязательно найти человека, ведущего или лектора (все зависит от формата мероприятия), который знает хорошо материал и может зажечь зал.

На мероприятии должна быть отлажена логистика. Почему-то у нас в Эстонии я часто встречаюсь с отсутствием логистики на мероприятии: когда гости приходят, и не знают, где им сесть, их никто не встречает и не координирует. На моих мероприятиях такого не бывает никогда. Всем помощникам я даю список гостей и план с рассадкой, иногда, если мы не знаем человека в лицо, мы его заранее отслеживаем по фотографиям в социальных сетях. Мы всегда знаем, где кого посадить, именные таблички расставлены на каждом столе. Никогда не должно быть такого момента, что гостю некомфортно.

Вы организуете также лекции об искусстве. Как вам удалось популяризировать этот жанр?

Мне всегда хотелось разобраться в искусстве и найти место, где могли бы популярно объяснить, почему произведение считается шедевром и как он родился. Со мной разговаривали на птичьем языке, советуя прочитать 5 тыс. страниц текста какого-то известного искусствоведа, чтобы разобраться в азах. Я поговорила с друзьями и поняла, что это не только моя боль, и мы решили создать проект ART Showcase.

Задача проекта не в том, чтобы завалить слушателя фактами, которые без труда можно найти в Интернете. Главное — оставить целостное впечатление от услышанного, приоткрыть завесу тайны и научить языку искусств. Мы не обещаем за две лекции сделать из человека искусствоведа или литературного критика.

Наша цель — не просто дать слушателям факты по отдельным предметам, а сложить их в стройную систему, каркас, на который потом уже можно нанизывать специальные знания в той или иной области. Все мы что-то слышали об импрессионистах и авангардистах, но почему они писали именно так, почему одно течение сменилось другим, задумываемся редко. Лекции дают инструментарий для понимания всех этих взаимосвязей, помогают составить общее представление об основных вехах развития искусства.

Сейчас ART Showcase проводит уже 2-3 лекции в месяц по 12 основным направлениям: живопись, архитектура, история, философия, кино, мода и пр. Охотнее всего слушают лекции по живописи — это направление занимает 70% всей программы.

Есть ли в планах организовывать мероприятия и другого формата?

Да, конечно! Есть гениальные задумки, но, к сожалению на данный момент я не могу рассказать, так как это ещё все в сыром виде. Немного терпения, и вы все узнаете!